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學習宅急便 發刊日期:2005816

還在浪費時間嗎?向低效率與加班說拜拜!

 

工作總是做不完?也許是你的工作效率有問題。試著養成不拖延的習慣,摒除辦公室裡妨礙專心的干擾因素,讓工作環境變得井然有序,效率自然能脫胎換骨!

 

撰文: 蕭西

 

    在《個人聖經》一書中,凱利‧葛理森(Kerry Glesson)開宗明義問:

  ‧ 你是否覺得時間總是不夠用?

  ‧ 你是否覺得工作總是做不完?

  ‧ 你是否常覺得淹沒在辦公室的瑣事和文件中?

  ‧ 你是否覺得處理E-mail耗時費事?

  ‧ 你是否常超時工作,深夜不得休息,每到週末還得加班完成當週工作?

  如果你的答案都是「是的」,顯然,你的工作效率出了大問題。

 



待辦事項不可拖延

  葛理森發現,工作效率出問題,主要原因在於人們總是不斷累積待辦事項,拖延愈久就愈難處理。

  他曾經向銀行申請一張請款發票,兩個月後尚未收到帳款,卻發現這張兩個月前即已簽發的支票,仍然躺在出納小姐的抽屜中。他向銀行抗議,出納小姐說,「我太忙了,每天都在回答客戶詢問帳款的電話,沒有時間出帳。」這是很典型沒有在第一時間,把該辦的事情做好的後續效應。

  葛理森歸納出幾個提升效率的原則:

  1.立刻動手做:判斷事情的輕重緩急,決定優先處理順序,是許多人的工作圭臬。但問題是,一些難以判斷重要性的工作,往往會被直接丟進「待辦事項」中。事後檢討,你會發現10件待辦事項中,有5件從來沒動過,一直積壓在那裡。

  事情只有「該做與不該做」之分,唯有在最後時限,才需要去判斷輕重緩急,決定哪些事情暫時擱在一邊。

  提升效率,第一要務就是減少手邊的待辦事項,時時刻刻謹記:不要拖延,立刻動手做。

 

讓辦公環境井然有序

  2.條理分明:從辦公桌到資料檔案,都應該有明確的歸檔和分類。否則就會像《華爾街日報》的調查:「美國每個白領階級,平均每年要花費6個星期,在辦公室內尋找文具。」

  讓辦公環境井然有序的要訣是,辦公桌只放正在進行中的工作,沒其他有雜物。在辦公桌上,應該只有行事曆,以及標明「新收文件」、「待辦文件」和「擬發文件」的文具架。

  整理文件檔案的原則也是如此:需要的才留下來。許多人誤以為資料愈多愈好,在資訊爆炸的時代,其實過多的資訊,反而是雜亂的來源。切記:不懂的資訊,永遠用不到;未曾整理的資訊,如同不存在。

  3.排時間表:管理學上有一個著名的帕金森原則(Parkinson's Law):你分配給某項工作的時間,就是你完成該項工作花費的時間。意思是,如果你打算花一小時處理電子郵件,你就一定會花上一小時,即使能提前完成,也會拖到最後時限才做完工作。這個原則說明了排定時間表、凡事按表操課的重要。

 

排除辦公室的干擾

  此外,「專心」也是提升效率的不二法門。不妨用下列方式,排除辦公室的干擾因素:

  1.設定「請勿打擾」時段:訂出一段時間,如90分鐘,專心於工作上,不接電話、不開會、不與人交談。

  2.集中處理來電:不必隨時接聽電話,而是視自己的工作狀況,決定每天回覆電話的時間。行動電話則設定開關機時間。

  3.延後處理電子郵件:電子郵件容易讓人分心,不要一上班就打開電子信箱。應該先處理完當日重要工作事項後,再開啟電子郵件。

  要提升工作效率,就得將事情「簡化」,首先要學會「整理」,將雜亂無章減到最低。不論是辦公桌整理、名片整理,或檔案整理、資料庫整理,都有助於節省你的時間,提升工作效率。以下是收納整理的實用技巧:

 

實用技巧 1:桌面管理

  《整理達人:打造高效能辦公室25招》的作者戶健司,建議整理辦公桌的步驟如下:

  1.清空桌面》:將桌面上所有物品,一律放入一個大紙箱,小件文具則收入另一個小的箱子中,將桌面徹底清空歸零,然後再思考哪些必需品,是一定要放在桌上的。

  2.規劃桌面空間》:以有利工作進行為原則。想清楚每樣東西擺放的位置,電腦、電話、常用的文具盒等物品,應該放置在固定的桌面位置,而且必須是在伸手可及的地方。電話旁邊要放有記事用的紙筆。

  3.整理文具》:經常使用的物品擺放在桌上;不常使用的放在置物盒,收進抽屜;很少使用的物品收到資料櫃或桌子最下層抽屜。準備筆筒,將散亂的文具放進筆筒,已經不易使用或老舊的文具一律丟棄。

  4.利用書架》:準備一個寬80120公分,高50公分的書架,放在桌面上,用來整理常用的資料夾。

  5.整理抽屜》:清出抽屜中所有的物品,並決定各項物品擺放的位置。用置物盒或收納格分隔抽屜的空間,常用的放在外側,不常用的放裡側。

  最下層抽屜可以擺放檔案夾,記得為檔案夾做標籤,將其分類寫好檔名,拉開抽屜就能一目瞭然。

 

實用技巧 2:名片管理

  名片代表上班族的人脈網絡,名片整理就是在做「人脈管理」;但名片也是最容易散亂的,很多上班族都有想跟某個客戶聯絡時,卻怎樣也找不到對方名片的經驗。以下是名片整理的技巧:

  1.交換名片後,立刻記下對方的特徵:包括日期、地點以及會面目的、可以馬上聯想起對方的特徵等。

  2.整理名片:常會聯絡的名片,放入可以隨身攜帶的名片本中;不常聯絡的名片,則放到名片整理盒中。

  3.將名片分類歸檔:分類不要太過繁雜,分成34類即可。依照時間順序歸檔,丟掉不重要的名片。

 

實用技巧 3:資料檔案管理

  《一切從減》這本書中,作者提出著名的四等份法(又稱艾森豪模式),這也是歷屆美國總統的整理訣竅:首先,將一張桌子分成四個區塊,依照順時針方向,整理你辦公桌上的文件叢林,直到一張紙也沒有為止。開始之後就不可分心,直到結束。四等份法代表的意思是:

  【第一區】:丟掉它。包括過時的旅遊資訊、一週前的報紙、半年前的目錄、超過3年沒看的說明書等等,根本不可能再去閱讀的資料,都應該丟棄。很多資料你以為有用,其實根本就不需要。

  【第二區】:交給別人做。把該交給其他人處理的事項放在這一區。不要堆積在自己的桌上,造成工作延遲。

  【第三區】:重要事件。一定非得要自己親自動手才能完成的工作,才放在這一區中。記得將標準訂高,不要任何事情都認為非得自己動手不可。

  【第四區】:奇蹟。指的是收拾整理時,立刻就可以處理完成的事項。例如把資料收到正確的文件夾中,或是把本來用書面處理的事項,改成用電話聯絡。

  運用四等份法,目的就是要化繁為簡,有幾個原則一定要遵守:

  * 不要製造只完成一半的文件(任何事情不要半途而廢)

  * 每一份文件、紙張只碰一次(一次就把事情做好)

  * 不要有第五、第六區

  即使不是總統這種大人物,你也可以運用相同的原則,保持文件檔案井然有序:

  1.舊的不去,新的不來:將一個新的資料歸檔時,就扔掉一個舊的,不要把檔案文件當成不朽的財產。

  2.順手整理:每天下班前將一、兩個需要「瘦身」的資料夾拿出來,隔天有空時,順手清理。

  3.保存期限:在資料夾上註明資料何時就失效了,寫上醒目的保存日期。

  4.結案慶祝:當一件案子完成時,將所有的相關檔案、資料檢視一遍,不再需要的文件、書籍就立刻送回原處或扔掉。

 

實用技巧 4:資料庫管理

  所謂「工欲善其事,必先利其器」,要提升工作效率,一定要懂得運用科技工具,例如資料庫管理的軟硬體。

  數位知識管理研究中心資深顧問講師楊舜仁舉例,有位高階管理者的聯絡名單高達9,000多人,每次出差,光是名單就要裝滿一個公事箱。「一定要善用科技,才能簡化工作,」楊舜仁說。

  以這位高階主管來說,其實可以這樣做:

  1.先建立一個「中央資料庫」。將現有的名片、聯絡簿、電子郵件、及時傳訊、手機、電子報、PDA、傳真、網路電話上的聯絡檔案,全部集中起來,放到常用的管理系統,如Outlook中。

  根據單一的原則,所有的檔案只建立在同一處,不要重複,以避免複雜化。

  2.接下來,建立「關鍵字搜尋」系統。這時,需要運用到群組與分類的技巧。使用WordExcel檔案,建好一個標準化的格式,將資料全部輸入。分類項目應該能辨識這個人或組織的身分,愈清楚愈好。如果有些項目無法歸類時,一定要有一個備註欄或記事欄,可以將資料鍵入,以便做關鍵字搜尋。

  3.最後,則是整合的工作,讓這個中央資料庫系統能夠同時應用到不同的硬體設備,包括電腦、電子郵件、PDA等科技產品上。

  有了這套資料庫,只要輸入正確的關鍵字,就能得出所有需要的資訊,不必每天提著沈重的公事包到處跑,或者在浩瀚的資料堆中辛苦搜索,工作變得簡單又有效率。

 

實用技巧 5:時間管理

  「說穿了,簡化,就是做好你的時間管理與效率管理,」楊舜仁說。

  時間管理要跟著每個人的工作行事曆走。首先,要將工作分門別類,可分成週期性的、專案性的、經常發生卻沒有週期性的、以及臨時性的。運用8020原則,集中心力去做最重要的工作。

  接著,盤點你的時間應用狀況。工作的時間長度是否合理?這樣的時間規劃,是否能夠有效率完成工作?

  最後,做出你的工作規劃。列出工作清單,哪些應該要指派或外包給其他人?哪些應該要留給自己來做?不需要自己動手的,就轉給其他人處理。千萬要有計畫性。

  「許多主管有處理不完的緊急事件,就是因為他們沒有邏輯規劃,該做的事情不先做,這是本末倒置。」楊舜仁說,太多人缺乏行事曆概念,以為自己一定記得住什麼時候該做什麼事,結果,事到臨頭全部忘記。


未來職場比的是「速度」,而速度要靠效率管理。只要改變你的工作習慣,提升效率一點也不難!

 

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